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学历教育

上海居住证积分、居转户、人才引进办理过程中档案相关问题解答

一 档案应该存放在哪?
已调入上海的,在区县人才服务中心,或现单位(需有档案保管权限,一般大型国企、学校、科研院所); 在外地的,一般在户籍地人才中心或有档案保管权限的单位(在外地单位工作过)。 不知道的档案在哪里的,建议从大学,或者研究生毕业的学校开始查起。 若档案还在自己手里,请及时到户籍地人才建立档案,以备需要时调档到上海,上海不接受个人持有的档案。


二 档案里有什么材料?
上海要求人事档案应从高中阶段开始,一直填写到现单位。必要的材料包括从高中起(高中毕业生登记表必须有),大学,报到证(上 海非必须),以及每家工作经历(有的可能已经入档,没有的会要求补退工单, 离职证明),职称材料(若有,可以补)。


三 档案如何调入上海?
应有人才中心出具“调档函”,本人凭调档函,或委托他人至户籍地人才中心, 通过“机要”方式邮寄至上海。不能自带档案,或者通过快递方式邮寄。
转递规范要求如下:
a) 档案受理窗口可以接收由教育部门所属各大专院校及学生就业指导中心通过 EMS 国家邮政通道转来的毕业生档案;
b) 除上述毕业生档案外,其余人事档案仍依据中组部、人社部、发改委、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发[2014]90 号)文件精神转递。


四 什么是机要方式?
一种很机要的方式。由党、政、军、企等机关保密(机要)部门通过机要通 信或派专人送取的邮件传递形式之一。作为一种特殊的邮件种类,其有着与普通 邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式。邮局有专门途径保障其安全。


五 上海区县人才说档案不在户籍地人才中心,不给开调档函,怎么办?
先找到档案的去处,然后自己把档案迁回户籍地人才中心,上海再开调档函,调档到单位注册地人才中心。


六 外地集体户口,当地要求档案调走户口就要调走,应该怎么办?
此类情况上海人才中心会出具“核档函”,暂时不调档,让档案保管单位协助 核查档案。 还有一种办法就是自己向档案保管单位承诺先调走档案,承诺在一定期限内 将户口迁出。现在居转户、人才引进办理时限很长,承诺一定时限迁走户口,有一定风险。


七 档案遗失了怎么办?
逐条补齐。 学生时期,从高中开始,到大学毕业,去所在学校补,学校已经不存在的, 去当地教育局咨询。 工作时期,如前,逐个单位补离职退工证明。


八 如何查询自己的档案是否已经到上海?
网站:上海人才网
电话核查:各区人才中心联系方式:021-53010220

九 档案到上海以后开始准备哪些东西?
上海经历:居住证期间,补退工单(存档联);无居住证期间,离职证明
外地经历:最后一家单位的离职证明是必须的,是否要求外地所有的离职证
明咨询公司注册地人才服务中心。 关于毕业报到证和转正定级表:这个上海不是必须的,没有的话没关系。


十 哪些单位有人事档案保管权?
人事档案只能交有人事权的单位保管,个人不能经手档案。一般处级以上的政府机关部门、国有企事业单位和学校都具有相应的人事权,在政府人事部门设立了人事专户,这类用人单位办理人事方面的业务可以直接或经上级管理部门向政府人事部门办理手续,非国有企业不能直接面对政府人事部门,只有通过各级人才交流中心才能办理各类人事事宜。


十一 调档流程是什么?
1、公司或个人出面到人才中心开具调档函 (落户时涉及调档人才会主动给你开)
(1)个人委托存档:身份证、辞职、辞退或解除劳动合同手续原件或复印件(离职证明或解除劳动关系证明)(2)单位委托存档:单位介绍信、劳动合同(聘用合同)或录用证明。
提示:调档函是2联,都要送到原档案保管地
2、自己带着身份证原件和复印件将调档函送到原档案保管地,可以找人代交,一般提供身份证复印件即可,交过之后会给你一个《档案转出通知单》
3、原档案保管地会将档案通过机要方式寄到上海,一般需要5-10天
提示:档案不能个人寄送,也不能通过普通快递寄送,只能是机要方式(机要方式是邮局寄送文件的一种方式)
4、上海区人才收到档案会检查档案材料是否完整,需要补的会通知你
提示:(1)档案不在上海和户籍地的应先将档案调回户籍地,再从上海人才中心开具调档函。
(2)如果在2015年全国取消档案保管费之前有欠缴的情况,建议送调档函(或调令)时核实下并补缴。


十二 职称和档案的关系?
1、职称评选(聘用)必须在档案所在的城市,而且必在所在的城市须归档一年以上;
2、职称评选(聘用)后需将职称评选和聘用材料(专业技术职务任职资格评审表)入档。
3、以考代评的职称,需将成绩合格证书和聘用材料(专业技术职务任职资格评审表)入档。


十三 档案应该包括哪些材料?
正常档案是从小学入学就开始有了,上海落户对档案的要求是高中开始档案材料齐全,档案遗失也是从高中开始补。
1、高中阶段:高中毕业生登记表【必须】、学生(学员、学籍)登记表【必须】、学业水平考试(会考)成绩卡、高考志愿表、高考政审表(诚信诚诺书)、奖励/惩罚(优秀毕业生才)。可能含有入团(入党)申请书、入团(入党)志愿书。
提示:上海要求必须有的是《高中毕业生登记表》和学生(学员、学籍)登记表,补档也是补这2个。
2、大学本(专)科阶段:高校毕业生登记表【必须】、高校学生成绩单(无单独成绩单,成绩应在其他材料中体现)【必须】、授予学士学位决定(通知)(无单独授予学士学位的材料,应在其他材料中体现;若无任何记载,应有加盖学校公章的学位证书复印件)【学士学位必须】、三方就业协议、派遣证(报到证)。可能含有入党申请书、入党志愿书、党员登记表。居转户要求必须有的是、《高校毕业生登记表》和高校学生成绩单。其他非必须。
提示:
(1)上海要求必须有的是《高校毕业生登记表》和《高校学生成绩单》,有学士学位还必须有《授予学士学位决定(通知)》,补档也是补这3个。
(2)成人高等教育(电大(开放大学)、成教)、网络教育专升本以及高等教育自学考试独立本科阶段的学历,档案内还应有大学专科学历材料。
3、工作阶段:各工作单位离职证明/上海为退工单/解除劳动关系证明【必须】、转正定级表,可能含有评定专业技术职务申报表(评审职称)、资格考试合格人员登记表(职业资格考试)、事业单位其他考核表。
提示:
(1)上海要求必须有:外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》以及上海工作期间的全部《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》;
(2)以职称和国家职业资格证书(技师)申报的还必须有《评定专业技术职务申报表》(评审职称)或《资格考试合格人员登记表》(职业资格考试);
(3)特别注意:外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》 上面反映的离职日期不能早于在上海首次办理社保(招工)的日期。
4、其他情况必要材料:
(1)硕士研究生学历:报考硕士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、硕士研究生登记表【必须】、授予硕士学位决定(通知)【必须】。
提示:参加硕士研究生单独考试的,还应该有专家推荐表。
(2)博士研究生学历:专家推荐书【必须】、报考博士学位研究生登记表【必须】、成绩单【必须】、博士研究生登记表【必须】、授予学士学位决定(通知)【必须】、授予博士学位决定(通知)【必须】。
(3)国外(含港澳台、国外合作办学):教育部留学服务中心出具的学历学位认证书原件(盖红章的归档,盖钢印的本人持有无需归档)【必须】、学历学位证书复印件和中文翻译件原件(加盖现单位公章)【必须】、成绩单复印件(加盖现单位公章)【必须】、学历学位证书的中文翻译件原件(必须经过正规翻译机构(公司)翻译)【必须】、成绩单的中文翻译件原件(必须经过正规翻译机构(公司)翻译)【必须】。
提示:学历学位材料一般由学校机要转递,特殊情况下自带的,应密封后加盖学校公章,并提供教育部学信网《教育部学历证书电子注册备案表》(有效期内)或《中国高等教育学历认证报告》。


十四 离职、退工证明材料包括哪些?
(1)最常见的是《离职证明》,这个一般就是A4纸打印,注明离职人(注明身份证)、公司和具体入职离职时间即可;
(2)最正规的是开具《外来从业人员退工备案登记表》(退工单),这个一般是一式三份;


(3)特殊情况(非主动离职:合同到期不续签和辞退),出具解除劳动关系证明材料。
提示:(1)离职、退工证明材料很可能会被下家单位收走,但无论如何要确保人事档案里面要有一份。
(2)政府和事业单位(劳务派遣关系的除外)离职,需要提供本单位或上级主管部门的离职批复(离职批复单位应当与入职批复单位一致)。


十五 档案遗失怎么处理?
上海落户要求必须有档案,且档案应从高中阶段开始完整,因此档案应从高中阶段补齐,具体材料参考上面十三条。
(1)在校期间的档案去所在学校按照要求补齐,若学校不在了,咨询上级主管教育部门;
(2)工作阶段期间的提供各个单位的离职、退工证明。


十六 档案材料应注意哪些问题?
1、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》反应的工作时间不能重叠,尤其是外地最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反映的离职日期不能早于在上海首次办理社保(招工)的日期;
2、《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》上面反应的工作经历应该与社保缴纳月份对应,最好不要以实际工作经历为准,因为不排除个别公司不给你缴纳社保或晚缴多缴社保;
3、档案材料要求是从高中阶段填写,一直填写到现在单位,外地工作期间大多数区只要最后一个单位的《离职证明/退工单/解除劳动关系证明》(据说浦东要所有的工作经历证明);
4、职称评选(聘用)后,应及时将职称评选(聘用)后需将职称评选(聘用)材料(专业技术职务任职资格评审表)入档。


十七 居转户和引进人才对档案的要求严格吗?
(1)居转户严格要求档案资料要完整,简历要对应;
(2)引进人才对档案要求不严格,但是一定要有,具体到区和人才老师要求都不一样,尽量完整点。


十八 之前公司的劳动合同是否需要保留上交到档案?
最好保留所有的劳动合同原件,“居转户”部分区要求提供所有工作经历的(包括外地的)劳动合同原件(已知2016年2月份静安区已经要求了)。

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